ORGANIGRAMAS PLANOS

Es frecuente escuchar de empresas que se jactan de poseer un organigrama que tiende a la horizontalidad, como evidencia de poseer una estructura horizontal. Lo que como muchos autores bien refieren es una manera eficaz de formar parte de una organización capaz de afrontar con eficiencia el altísimo dinamismo que exigen nuestros tiempos.

No obstante, lo que no se dice es que no todas aquellas estructuras planas son eficientes. De hecho es extremadamente inusual que una empresa que se autodenomina plana en realidad sea una empresa horizontal. Para esto es preciso recordar que a lo que tratan de referirse estos “flatlanders” es en realidad a que su estructura organizativa no sigue la acostumbrada forma piramidal, donde el personal que conforma la empresa se encuentra clasificado por niveles y donde claramente se especifica quien le reporta a quien, desde el personal operario u obrero, hasta los directores y presidentes, pasando por supervisores, capataces, coordinadores, jefes de departamento, gerentes, etcétera. Sino que por el contrario todo el personal esta más o menos a un mismo nivel, lo que implicaría más un intercambio de información que la emisión de instrucciones. Para ello una verdadera organización horizontal valora, incentiva y promueve el liderazgo compartido, desde todos los niveles, donde todos y cada uno de los involucrados en el proceso que se realice, están conscientes de cierto grado de autonomía y la responsabilidad que esto conlleva.

Sin embargo lo que sucede en la mayoría de los casos, es que desde cierto nivel hacia abajo todos están a un mismo nivel pero se le reporta a una o unas pocas personas, por lo general una sola o dos, quienes desean tomar todas las decisiones de todas las partes de la cadena de suministro que conforma la empresa. Es decir que en lugar de una estructura plana en realidad se tiene una pirámide cuya base es sumamente amplia y el vértice esta muy cercano a la misma, o lo que seria lo mismo decir que se tiene una estructura centralizada.

Recordemos que desde el punto de vista matemático lo único que es más eficiente siendo centralizado son las colas, y de hecho una cola es una medida de ineficiencia. En el caso de las empresas esto no es una excepción. Cuando una sola persona quiere tomar todas las decisiones dentro de una organización empiezan a producirse efectos indeseables que llegan a niveles astronómicos.

Lo primero que sucede es que, a menos que se trate de un negocio sumamente pequeño, típicamente un negocio familiar, la velocidad de respuesta se ve mermada, esto debido a que hay que consultar o solicitar instrucciones a una única persona subiendo a través de toda una estructura burocrática y esperar que la respuesta tome el mismo camino hasta el sitio donde hacia falta la actuación. Tomemos como ejemplo una cadena de producción

de un producto Equis. En la estación 34 del departamento de ensamblado eléctrico, perteneciente a la superintendencia de manufactura se presenta un problema cuando un componente no esta disponible para su colocación en el producto. Dicho componente es parte fundamental del producto y la producción se realiza en una línea de ensamblaje, allí el operador nota el inconveniente, lo reporta a su capataz, este lo verifica, a su vez lo informa al supervisor del área, este lo corrobora, al no poseer la libertad para decidir debe acudir al siguiente nivel, el jefe del departamento. Pero mientras esto sucede la línea sigue avanzando. Que se debe hacer? Detener la línea? Marcar esta unidad para su reproceso? Continuar con las operaciones y que la unidad sea completada mas adelante en la cadena? Y así infinitas alternativas. Pero debido a la centralización de decisiones, hay que seguir escalando en la estructura burocrática hasta el superintendente de planta o director de operaciones, quienes son los únicos autorizados para ordenar la detención de la línea de producción. Para cuando llega la instrucción necesaria ya no es una sola unidad la afectada sino que durante ese tiempo paso una docena más. Ahora no solo hay que detener la producción el tiempo necesario para que llegue la parte faltante desde el almacén, sino que además hay que completar las otras unidades que pasaron, completar los trabajos en las 12 estaciones siguientes a la número 34 y volver a arrancar la línea. Esto, aun si despreciamos el tiempo de puesta a punto, seguramente originara un incumplimiento en la meta de producción de esa jornada por no decir del mes.

Si por el contrario el capataz hubiese podido decidir, el impacto con toda seguridad hubiese sido menor.

La segunda consecuencia del centralismo es la originada por decisiones erradas debido a que es literalmente imposible que una sola persona sea especialista en todas las áreas de conocimiento que intervienen en cualquier proceso de producción o de servicios.

La tercera y no por esto menos importante, sino por el contrario la menos deseable es la causada sobre el estado de animo del personal, la motivación y por ende en el clima organizacional. Primero a niveles medios, entre supervisores o jefes de departamento, mayormente conformado por jóvenes profesionales, quienes generalmente traen consigo un bagaje bastante nutrido de puntos de vista frescos, de conocimientos de nueva tendencias o simplemente de nuevos paradigmas, donde este centralismo seguramente causara en el mediano plazo una fuga importante de talentos, por no sentirse tomados en cuenta o menospreciados.

En los niveles mas bajos, el efecto puede ser mas catastrófico, pues al no sentirse involucrados en la toma de decisiones, el personal que lleva a cabo la operación comienza a perder el sentido de pertenencia con la empresa, lo que puede permitir en el corto plazo la entrada de otros interés, tales como sindicatos politizados o lo que esta muy de moda en nuestro entorno actual el discurso del explotador versus el explotado, o el centro de explotación en lugar de centro de producción.

Adicionalmente esto puede causar que el trabajador se cohíba de emitir sus sugerencias, tal como pude corroborarlo de boca de un trabajador durante una entrevista luego de su evaluación. Pudiéndose negar así la empresa a beneficios no solo en lo que a eficiencia desde el punto de vista de producción se refiere, tal como se evidencia en experiencias recogidas de enormes transnacionales tanto en nuestro país como en el extranjero, sino además en lo referente a la disminución de costos o ahorros directos por la utilización de otra forma no pensada anteriormente de algún suministro, tal como sucedió en una de las dos mas grandes ensambladoras de vehículos de nuestro país, cuando mediante la implementación de un programa de sugerencias a todo nivel, un operario propuso la reutilización de las mangas protectoras luego de lavarlas y no su desecho tal como era la usual, y al evaluar la propuesta la misma representaba una disminución de los costos equivalente al incremento de cierto numero de unidades producidas en el año. Esta idea permitió que ese año los beneficios de la empresa fuesen mayores a los esperados, tan solo con escuchar a todos los involucrados.

Practicamente infinitos son los inconvenientes generados por el centralismo, o lo que es lo mismo por las falsas organizaciones horizontales, así como infinitos son los beneficios de la horizontalidad bien practicada, sin embargo no depende de la convicción y conocimiento de algunos pocos integrantes de lo que muchas veces se llama mandos medios, ya que no basta la aplicación dentro de un área, si el resto de la organización venera la estructura actual, hay que fomentar la discusión, la propagación de las ideas, no importa cuan descabellada nos parezca al principio, toda idea merece la pena de su consideración en frio, para ello sugiero el uso de la herramienta de los sombreros, de la cual en alguna otro oportunidad les hablare.

Recordemos que los visionaros, los pioneros de ideas, aquellos que no dan nada por sentado, que se cuestionan hasta la mas absoluta de las verdades, son los que al final terminan cambiando el mundo, aunque al principio la resistencia natural de los demás al cambio, ocasione que se les califique de orates, locos, incluso herejes.

Un día la tierra dejo de ser el centro del universo, otro día la tierra dejo de ser plana, mañana que será la tierra?

Si alguien conoce mas que nosotros un tema, entonces tiene las herramientas para convencernos de su verdad, no basta con decir que el que sabe es esa persona. Galileo le enseño al mundo que los que sabían, estaban equivocados.

Carlos J, Guillén